Droit social : Registre unique du personnel

Le registre unique du personnel est un document qui doit être tenu par tout employeur dès la première embauche d'un salarié en France. Les informations concernant les salariés sont enregistrées dans le registre dans l'ordre d'embauche. Vous trouverez ci-après un récapitulatif concernant le fonctionnement et le contenu de ce registre :

• Les informations présentes dans le registre unique du personnel

Le registre comporte certaines informations obligatoires concernant tous les salariés (noms, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité, emploi, qualification, date d'entrée dans la société et, le cas échéant, date d'autorisation d'embauche du salarié).

En outre, en fonction de la carrière du salarié et de son type de contrat, certaines mentions spécifiques doivent être présentes (par exemple : CDD, temps partiel, travailleur étranger ou détaché, apprenti, etc.).

Dans ce cadre, nous souhaitons vous rappeler que lorsque l'entreprise relève de l'une des branches d'activité couverte par l'accord national interprofessionnel du 19 juillet 2005 relatif au télétravail (c'est-à-dire la majorité des branches existantes, à l'exception notamment de celles de l'agriculture, de l'économie sociale, de la presse ou l'audiovisuel), les salariés définis comme télétravailleurs doivent être identifiés comme tels sur le registre unique du personnel.

Veuillez noter que tout événement postérieur à l'embauche doit être inscrit dès qu'il survient sur ce registre (par exemple, pour les travailleurs étrangers non ressortissants de l'Union européenne, une copie de chaque titre de séjour est jointe ; pour les travailleurs détachés en France, les déclarations de détachement sont jointes).

• La tenue du registre unique du personnel et sa mise à disposition

Le registre unique du personnel est principe tenue sous forme papier. Toutefois, une tenue informatique est possible lorsqu'elle offre des garanties de contrôle équivalentes (notamment facilité d'utilisation et de compréhension identique à la version papier, absence de risque d'altération, présence de toutes les mentions obligatoires). Dans tous les cas, le registre est tenu à la disposition du Comité social et économique (CSE) lorsqu'il existe, ainsi que des fonctionnaires et agents qui contrôlent l'application du Code du travail et du Code de la Sécurité sociale (inspection du travail, URSSAF, etc.).

• Le traitement des données du registre unique du personnel

En cas de traitement automatisé des données nominatives du registre, le RGPD impose au responsable du traitement/délégué à la protection des données (DPO) :

• de mentionner l'existence du registre unique du personnel dans le registre des traitements de l'entreprise ;
• d'informer les salariés concernés de la collecte de leurs données, ainsi que des modalités et de la durée de conservation des données en question (5 ans après la date du départ du salarié de l'entreprise) ;
• dans les entreprises de plus de 250 salariés, en cas de tenue de données sensibles sur le registre telle que la nationalité des salariés : de réaliser une analyse d'impact dans le but de connaître les risques engendrés par le traitement automatique des données personnelles et d'assurer sa sécurisation.

Le non-respect de ces règles peut faire l'objet de sanctions civiles et pénales.

Notre équipe sociale Rödl & Partner est à votre disposition pour toute information complémentaire.