Anpassung der Regeln für ausländische Arbeitgeber in Bezug auf die Lohnsteuer: die konkreten Modalitäten der neuen jährlichen Verpflichtung

Die für die Lohnsteuer geltenden Regeln wurden ab dem 1. Januar 2023 angepasst. Unter bestimmten​ Bedingungen müssen Arbeitgeber mit Sitz im Ausland keine Lohnsteuer mehr auf Gehälter erheben, die an ihre in Frankreich ansässigen Arbeitnehmer gezahlt werden, die ihre Tätigkeit teilweise in Frankreich ausüben. Sie unterliegen jedoch einer neuen jährlichen Erklärungspflicht, deren konkrete Modalitäten nun präzisiert wurden.

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Welcher Kontext?

Einkünfte aus einer Tätigkeit, die in Frankreich für einen ausländischen Arbeitgeber von einem Arbeitnehmer mit Wohnsitz in Frankreich ausgeübt wird, stellen grundsätzlich Einkünfte aus französischer Quelle dar, die in Frankreich steuerpflichtig sind, und zwar auch dann, wenn die Tätigkeit nur zeitweise und im Telearbeitsverhältnis ausgeübt wird.

Vor dem 1^. Januar 2023 war der ausländische Arbeitgeber verpflichtet, sich in Frankreich anzumelden, monatlich von den in Frankreich steuerpflichtigen Gehältern die Lohnsteuer einzubehalten und die entsprechenden Beträge über die nominative Sozialerklärung (DSN) zu melden, wenn der Arbeitnehmer der französischen Sozialversicherung angehörte, oder über die Erklärung "Passage des revenus autres" (Pasrau), wenn der Arbeitnehmer der Sozialversicherung eines anderen Staates angehörte.

Diese Besteuerungsmodalitäten stellten aufgrund der umfangreichen Meldepflichten des im Ausland ansässigen Arbeitgebers ein Hemmnis für die Entwicklung der Telearbeit von Grenzgängern und grenzüberschreitenden Arbeitnehmern dar.

Ausweitung des Anwendungsbereichs der zeitnahen Vorauszahlung auf Gehälter aus französischen Quellen, die von einem ausländischen Arbeitgeber unter bestimmten Bedingungen gezahlt werden

Zur Erinnerung kann die Lohnsteuer (auf Französich „Prélèvement à la source“ und nachfolgend "PAS") in zwei Formen erfolgen:

• durch eine monatliche Lohnquellensteuer (auf Französich „Retenue à la source und nachfolgend "RAS"), die bei der Zahlung von der Person einbehalten wird, die das Einkommen auszahlt, d. h. im Falle einer unselbstständigen Tätigkeit durch den Arbeitgeber; oder
• durch eine zeitnahe Vorauszahlung (auf Französich „Acompte contemporain“ und unten "AC"), die der Arbeitnehmer direkt an die Steuerbehörde entrichtet.

Um die Telearbeit von grenzgängern und grenzüberschreitenden Arbeitnehmern zu erleichtern, wurde mit dem Finanzgesetz für 2023 der Anwendungsbereich der PAS in Form von AC auf Vergütungen aus französischen Quellen ausgeweitet, die von ausländischen Arbeitgebern an Arbeitnehmer gezahlt werden, die steuerlich in Frankreich ansässig sind, aber nicht dem französischen Sozialversicherungssystem unterliegen. Damit entgehen die betroffenen ausländischen Arbeitgeber nunmehr dem wesentlich aufwändigeren Verfahren der RAS.

Diese Reform, die für Einkommen gilt, die ab dem 1. Januar 2023 erzielt werden, führt jedoch eine jährliche Meldepflicht für ausländische Arbeitgeber („jährliche Pasrau“) ein.

Wer ist betroffen?

Diese Regelung gilt für Gehälter aus französischen Quellen (d. h. Gehälter, die für eine in Frankreich ausgeübte Tätigkeit gezahlt werden), die in Frankreich steuerpflichtig sind, wenn sie ausgezahlt werden:

• von Unternehmen mit Sitz außerhalb Frankreichs:
• in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union;
• oder in einem anderen Staat oder Gebiet, der/das mit Frankreich ein Amtshilfeabkommen zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung und Steuerflucht sowie ein Abkommen über die gegenseitige Unterstützung bei der Beitreibung von Steuern geschlossen hat.
• an steuerlich in Frankreich ansässige Arbeitnehmer:
• die gemäß Artikel 13 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 vom 29. April 2004 dem französischen Sozialversicherungssystem nicht unterliegen (in der Praxis handelt es sich dabei um Arbeitnehmer mit Wohnsitz in Frankreich, die weniger als 25 % ihrer Arbeitszeit in Frankreich verbringen);
• oder die gemäß Artikel L. 380-3-1 I des CSS einem französischen gesetzlichen Sozialversicherungssystem zur Last fallen.

Wie sieht die neue jährliche Pasrau für ausländische Arbeitgeber in der Praxis aus?

• Registrierungspflicht

Wenn der ausländische Arbeitgeber nicht in Frankreich registriert ist, ist er verpflichtet, sich für Lohnsteuerzwecke in Frankreich über der „Guichet unique“ zu registrieren.

Wenn der ausländische Arbeitgeber bereits in Frankreich registriert ist, z. B. für die Erstellung monatlicher Pasrau-Meldungen, muss er, sofern er dies nicht bereits getan hat, das Finanzamt kontaktieren, um seine Registrierung zu ändern, damit er nur noch eine jährliche Pasrau einreichen muss.

• Jährliche Pasrau

Der Arbeitgeber muss der Steuerbehörde jedes Jahr für jeden betroffenen Arbeitnehmer die Informationen über den steuerpflichtigen Nettobetrag der ausgezahlten Einkünfte vor Abzug der beruflichen Aufwendungen melden (frz. Steuergesetzbuch, Art. 87-0 A bis). Die in der Jahreserklärung anzugebende Vergütung entspricht der steuerlichen Nettovergütung, die dem Betrag, der für die in Frankreich steuerpflichtigen Tage gezahlten Einkünfte für jeden betroffenen Arbeitnehmer gleicht. Diese Vergütung muss auf der Grundlage der französischen Regeln für die Bemessungsgrundlage berechnet werden.

Nach dem ersten Jahr, in dem diese Regelung in Kraft ist, geht aus den ersten Rückmeldungen der Steuerbehörde hervor, dass die neue jährliche Pasrau auf elektronischem Weg (und nicht in Papierform) eingereicht werden muss.

Diese Jahreserklärung muss grundsätzlich vor dem 10. Februar des Jahres N+1 eingereicht werden. Für Arbeitgeber, die im Jahr 2023 von dieser Reform betroffen sind, war die erste jährliche Pasrau daher bis zum 10. Februar 2024 auf elektronischem Wege einzureichen.

• Für den Fall, dass die Erklärungspflicht nicht erfüllt wird, wurde ein Sanktionssystem eingeführt. Arbeitgebern wird eine Steuerstrafe auferlegt, die, ohne dass sie weniger als 500 € und mehr als 50.000 € pro Erklärung betragen darf,:
  
• 5 % der Beträge beträgt, die aufgrund von Auslassungen oder Ungenauigkeiten hätten angegeben werden müssen;
• 10 % der Beträge beträgt, die hätten angegeben werden müssen, wenn sie nicht innerhalb der vorgeschriebenen Frist eingereicht wurden.

Die Strafe wird nicht verhängt, wenn in den drei Jahren vor dem Jahr, in dem die Erklärung abgegeben werden müsste, kein Verstoß gegen die Meldepflicht vorliegt und der Betreffende seinen Fehler vor Ende desselben Jahres spontan berichtigt hat. Arbeitgeber, die ihrer jährlichen Pasrau für 2023 noch nicht nachgekommen sind, hätten somit die Möglichkeit, die Situation spontan zu bereinigen, ohne die Anwendung der oben genannten Strafen zu riskieren.​